Pandemia pokazała nam że automatyzacja wszelkich procesów bardzo dobrze się sprawdza – nie tylko, gdy nie możemy pojawić się w biurze. Fakt, że tak długo pracowaliśmy zdalnie, pokazał wielu pracodawcom, że systemy do obsługi są niezwykle przydatne. Nie inaczej jest w kancelariach prawnych.
Obsługa firm
Codzienne generowane dokumenty i poczta mogą być frustrujące, jeśli nie masz odpowiednich umów w swojej firmie i nie wiesz, gdzie, co dokładnie trafia – szczególnie, gdy rozwijasz swoją działalność. Wraz z rozwojem rośnie ilość korespondencji i coraz trudniej jest skutecznie radzić sobie z tym problemem bez zatrudniania dodatkowych pracowników, których liczba rośnie w miarę jak rośnie firma. Nie zawsze nas na to stać – zatrudnianie pracowników, to duży koszt.
Obsługa firm, w których generuje się dużo dokumentów, a tak na pewno jest w przypadku kancelarii, może być nie tylko kosztowna pod względem osób, lecz także miejsca zajmowanego przez to wszystko. Dlatego automatyzacja może być kluczowa.
Program do obsługi kancelarii
Kancelarie prawne, które chcą obniżyć koszty nieruchomości, mogą uznać za pomocne zbadanie wykorzystania przestrzeni zajmowanej przez sprzęt i dokumentację przechowywaną na miejscu. W ten sposób firmy mogą lepiej zrozumieć, jakie zasoby będą im potrzebne do efektywnego działania bez dodatkowego wynajmu miejsca i osób do obsługi.
Jednym z trudniejszych aspektów bycia prawnikiem jest znalezienie sposobu na utrzymanie organizacji. Na polskim rynku dostępnych jest wiele programów obsługujących kancelarię, ale wszystkie one mają różne funkcje i struktury cenowe, co może utrudniać ostateczny wybór.
Program do obsługi kancelarii prawnej musi być przede wszystkim przystosowany do działalności. Warto zapoznać się z ofertą, przekonać, jakie funkcje są nam niezbędne i czego potrzebujemy. Oczywiście kancelarie to nie tylko akta – to umowy z klientami, wszelkiego rodzaju wystawiane faktury, umowy, raporty. Bardzo pomocne jest również posiadanie kalendarza i listy wszystkich klientów. Dzięki temu możemy mieć wszystko w jednym miejscu, co jest bardzo wygodne.
Za pomocą niektórych programów można także wystawiać faktury, co jest także bardzo wygodne. Kalendarz, z którego mogą korzystać wszyscy pracownicy także ułatwia pracę i pozwala nie zapomnieć o wszystkich ważnych spotkaniach.
Zalety programów do obsługi
Systemy działające w sieci mają o tyle przewagę nad standardowym sposobem przechowywania, że wszystko jest w jednym miejscu, wystarczy mieć dostęp do programu. Tradycyjne dokumenty mogą się zagubić, być źle skatalogowane i wtedy trudno jest znaleźć.
Program pozwala nam łatwo odnaleźć dany dokument, szybko przesłać go do osoby która go w danym momencie potrzebuje, wszystko zajmie kilka minut. Poszukiwanie wszystkiego w archiwum jest zdecydowanie bardziej czasochłonne.
Systemy do obsługi kancelarii mają aktualnie tyle potrzebnych funkcji, że zdecydowanie każda kancelaria znajdzie coś odpowiedniego dla siebie. Warto pomyśleć o automatyzacji, ponieważ przynosi ona wiele dobrego.
