Jak efektywnie przechowywać dokumentację papierową?

Przechowywanie dokumentacji papierowej to bardzo istotna kwestia w każdym przedsiębiorstwie, organizacji pozarządowej, archiwum, czy innej jednostce, gdzie się ona pojawia. Oczywiście, podstawowym zagadnieniem jest znajomość przepisów, które określają okres przechowywania poszczególnych dokumentów niezależnie od tego, czy to wersja papierowa, czy elektroniczna. Istotną kwestią jest także sposób w jaki są one przechowywane.

Dlaczego meble metalowe to dobry pomysł?

Dokumenty księgowe, płacowe, druki ZUS RMUA, karty medyczne pacjentów to jedynie kilka przykładów dokumentacji, która zawiera przede wszystkim dane osobowe oraz dane wrażliwe i podlega przepisom RODO. Przede wszystkim powinny zostać odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą, czy dostępem osób nieupoważnionych. Papierowa dokumentacja powinna zostać zabezpieczona również na wypadek powodzi lub pożaru.

Jednym z najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku są szafy metalowe zamykane na profesjonalne zamki. Meble są wykonane z blachy stalowej oraz malowane proszkowo, dzięki czemu posiadają trwałą i stabilną konstrukcję oraz są odporne na korozję. Szafy aktowe dodatkowo posiadają drzwi lun żaluzje, które chronią dokumenty papierowe przed promieniami słonecznymi, zakurzeniem, wodą i ogniem.

Jakie są rodzaje szaf metalowych?

Dokumenty papierowe wymagają segregacji, zachowania porządku i przejrzystości w przetrzymywaniu. Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów mebli metalowych, np.:

• szafy aktowe – stabilne konstrukcje zaopatrzone w półki o dużym udźwigu (nawet do 80kg/półka). Idealne do przechowywania np. dokumentów w segregatorach, teczkach, skoroszytach czy specjalnych pudełkach. Na rynku dostępne są również nadstawki do szaf aktowych, które efektywnie zwiększają powierzchni składowania druków i pism,
• szafy kartotekowe – różnej wysokości i szerokości szafy metalowe złożone z pojedynczo wysuwanych szuflad. Profesjonalnie wykonane prowadnice są w stanie bezawaryjnie obsługiwać ciężar do nawet 40kg. Dobrze sprawdzą się do przechowywania dokumentacji zgromadzonej w kopertach lub skoroszytach, np. w gabinetach lekarskich, stomatologicznych itp.,
• szafy aktowo-kartotekowe – połączenie dwóch rodzajów mebli na dokumenty. Najczęściej spotykane rozwiązanie układ: góra szafy – półki, dół – szuflady. To niezwykle uniwersalne szafy na akta, które doskonale sprawdzą się w instytucjach, gromadzących różne rodzaje dokumentów,
• szafy na mapy – to szczególny rodzaj mebli metalowych, który pozwoli na bezpieczne przechowywanie dokumentacji wielkoformatowej typu: mapy, rysunki techniczne, projekty, plany. To dobre rozwiązanie m. in. dla biur projektowych, drukarni, urzędów.

Dodatkowymi atutami metalowych mebli są: wysuwane półki, czy bezpieczne zamki na dwa klucze. Tradycyjnie, mogą być wyposażone w drzwi skrzydłowe, ale bardzo funkcjonalnych rozwiązaniem są także szafy żaluzjowe. Ten rodzaj szaf metalowych doskonale sprawdzi się w niedużych pomieszczeniach, gdzie meble muszą być ustawione blisko siebie, a przejścia są przez to wąskie.

Efektywne przechowywanie dokumentacji – podsumowanie

Szafy na akta wykonane z metalu są jednym z najlepszych rozwiązań przechowywania i zabezpieczania dokumentacji papierowej. Gwarantują ochronę przed kradzieżą, czy zniszczeniem dokumentów, a dzięki stabilności i nowoczesnym rozwiązaniom konstrukcyjnym doskonale sprawdzą się w każdym rodzaju pomieszczeń. Dostępność wielu wariantów tych mebli gwarantuje optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej lub magazynowej.