Czy chcesz zorganizować spotkanie w firmie, wykorzystując wideokonferencję? Dlatego zastanawiasz się nad tym, jaki sprzęt warto wykorzystać do tego? Jak należy zachować się podczas konferencji online? Podpowiadamy poniżej.
Spis treści
Co to jest wideokonferencja?
Wideokonferencja jest formą rozmowy podczas, której wykorzystywane jest wideo. Popularność tego rozwiązania rośnie coraz szybciej, ponieważ taka forma komunikacji pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu oraz pieniędzy. Dlatego, że nie trzeba tracić ich na podróże czy też hotele. Korzyścią z wideokonferencji jest również to, że może zostać przeprowadzona o dowolnej porze.
Jak zorganizować wideokonferencję?
Przed rozpoczęciem wideokonferencji organizator powinien przygotować sprzęt oraz pomieszczenie. Na co warto zwrócić uwagę?
Mikrofon dobrej jakości
Podstawą jest dobry dźwięk, dlatego warto zadbać o mikrofon. Modele mikrofonów, które zawierają laptopy często są gorszej jakości, dlatego dźwięk wydobywający się z nich jest słabo słyszalny lub niewyraźny. Wybierając mikrofon, zdecyduj się na taki model, który będzie zbierał równomiernie głosy.
Kamera
Tak samo jak dźwięk ważny jest obraz. Dlatego ma znaczenie to, jakiej rozdzielczości jest urządzenie. Minimalna rozdzielczość wynosi 720p, dzięki niej rozmówca będzie widział Cię w zadowalającej jakości.
Pomieszczenie
Oprócz wybrania sprzętów, których użyjesz podczas wideokonferencji, powinieneś zadbać także o odpowiednie pomieszczenie. Powinno być na tyle ciche, aby nie generowało echa i nie zbierało odgłosów zewnętrznych. Pamiętaj o tym, że pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlone. To sprawi, że nie przesyłany obraz nie będzie zakłócony.
Platforma
Ostatnim elementem, na który powinieneś zwrócić uwagę podczas przeprowadzania wideokonferencji jest platforma. Dzięki niej będziesz mógł połączyć się za pomocą wideo z pozostałymi uczestnikami konferencji online. Wśród polecanych platform dostępne są:
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meet
- Cisco Webex
- Join.me
- Skype
Jak zachować się podczas wideokonferencji?
Jeśli przygotowujesz wideokonferencję lub bierzesz w spotkaniu, powinieneś przygotować się tak samo jak do każdego oficjalnego spotkania. Jeśli ma ono charakter biznesowy, ubierz się w garnitur albo garsonkę w ciemnym kolorze. Przez całe spotkanie patrz na osobę, która siedzi przed Tobą. Siedź w pobliżu kamery, ale wybierając pozycję, zwróć uwagę na to, aby była widoczna górna część Twojego ciała. Najlepsza będzie siedząca za biurkiem na wprost kamery. Podczas przeprowadzania spotkania używaj pasma zewnętrznego i wewnętrznego. Podczas spotkania nie używaj telefonów komórkowych, najlepiej wycisz urządzenia . Wyłącz także głos w komputerze, gdyby zaczęły przychodzić w nim wiadomości e-mail. Przed przeprowadzaniem spotkania, wykonaj jego próbę. Dzięki temu będziesz pewność co do tego, czy wszystko działa tak, jak należy.
Wideokonferencje są coraz częściej wykorzystywanymi metodami przeprowadzania spotkań.
